La silenciosa sangría de las caducidades
Según estimaciones sectoriales, la farmacia comunitaria media pierde entre el 1,5% y el 3,2% de su margen bruto por productos que caducan sin haberse vendido. En una farmacia con 900.000€ de facturación y 28% de margen bruto, esto supone una pérdida anual de entre 3.800€ y 8.000€. Limpio, directo, evitable.
FEFO no es FIFO
FIFO (First In, First Out) asume que el primer producto que entra es el primero que sale. Funciona en inventarios homogéneos (un almacén de tornillos). En farmacia no vale: el producto que entró en febrero puede caducar después que el que entró en mayo si los lotes tienen fechas diferentes. El principio correcto es FEFO: First Expired, First Out. Sale primero el que antes caduca, independientemente de cuándo entró.
Por qué FEFO falla en la práctica
- El sistema de gestión no lo soporta o lo soporta mal. La mayoría del software farmacéutico identifica caducidades, pero no fuerza el orden de salida.
- El personal recoloca pensando en estética, no en caducidad: lote nuevo delante porque "queda mejor".
- No hay revisión sistemática de caducidades próximas.
- Los laboratorios aceptan devoluciones tarde cuando el margen ya se ha perdido.
El protocolo FEFO en 5 pasos
1. Auditoría inicial
Identifica todos los productos con caducidad inferior a 6 meses. En una farmacia media, suelen ser 200-400 referencias. Haz un listado ordenado por fecha.
2. Colocación física correcta
Los productos con caducidad más cercana van siempre delante en el lineal y los estantes. Cuando entra mercancía nueva, el personal de recepción revisa caducidades del lote entrante vs. lote en stock y coloca en consecuencia.
3. Revisión mensual programada
Un día fijo al mes (ejemplo: primer martes), revisión de caducidades a 6 meses vista. Productos identificados para acción especial.
4. Tres acciones según ventana de caducidad
- 6-4 meses: promoción interna sin descuento (recomendación activa, colocación en mostrador, pareja cross-selling)
- 4-2 meses: promoción con descuento suave (5-10%), incorporación a lotes o regalos
- <2 meses: tramitación de devolución al laboratorio (si el contrato lo permite) o venta agresiva (descuento 15-25%)
5. Registro de caducados final
Lo que llega a caducidad sin venderse se documenta: referencia, coste, causa (sobre-compra, falta de demanda, promoción fallida). Este registro alimenta el ajuste de stocks mínimos del trimestre siguiente.
Cada euro de producto caducado no es solo el coste del producto: es también el espacio de lineal y el tiempo del equipo que no vendió otra cosa.
El KPI: ratio de caducados sobre ventas
Calcula mensualmente el ratio = (Coste de caducados / Coste de ventas) × 100. Objetivo: menos del 0,5%. Farmacias con FEFO mal implantado rondan el 1,5-2,5%. Farmacias con FEFO disciplinado bajan del 0,3%.
El efecto secundario
La disciplina FEFO mejora también otro indicador clave: la rotación. Al revisar sistemáticamente qué caduca, se detectan con meses de antelación las referencias sobrecompradas y los patrones de demanda que han cambiado. Es el mejor termómetro de salud de un inventario.
